De NVWA verlangt van bedrijven dat zo spoedig mogelijk echter binnen een termijn van maximaal 4 uur na melding van de calamiteit belangrijke informatie kan worden verstrekt over de leverancier van het product. Als het een zelf bereid product betreft, dienen gegevens te worden verstrekt over de leveranciers van de grond- en hulpstoffen, de gegevens van de bereiding en de resultaten van eventuele monstername.
Als vaststaat of redelijkerwijs mag worden aangenomen dat het product onveilig is voor de gezondheid van de consument of om andere reden ongeschikt is voor consumptie, dient afhankelijk van de ernst van de gezondheidsbedreiging de klant onmiddellijk op de hoogte te worden gebracht. Binnen de detailhandel zijn de klanten anoniem, dus zal de publiekswaarschuwing plaats moeten vinden via een persbericht in combinatie met een advertentie in minimaal twee grote dagbladen. Het is raadzaam om een communicatieplan op te stellen en deze af te stemmen met de NVWA.
De oliemaatschappijen beschikken over een recallprocedure die in werking treedt als een calamiteit wordt gemeld.
Zelfstandige exploitanten wordt aangeraden om zelf een recallprocedure op te stellen waarin de omschreven punten zijn opgenomen. Zorg er hiertoe onder andere voor dat u telefoonnummers van belangrijke personen of instanties binnen handbereik heeft.
Over calamiteiten die worden opgemerkt buiten uw bedrijf, maar die betrekking hebben op producten in uw verkooppunt kunt u worden geïnformeerd door uw oliemaatschappij, uw leverancier of door de media (kranten, journaal, radio, teletekst, internet, facebook). Als u zelf leveranciers heeft geselecteerd, zult u dus niet door de maatschappij worden geïnformeerd. Wees dan altijd extra alert op de media. Zorg ervoor dat u altijd bereikbaar bent voor calamiteiten, of regel vervanging. Op die manier voorkomt u dat u achteraf nalatigheid wordt verweten.